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Gestione documenti

Conservazione sostitutiva

 

La conservazione sostitutiva è un procedimento, regolato da apposita normativa, che consente di dare valore legale a tutti i documenti fiscalmente e giuridicamente rilevanti, archiviati in forma digitale e resi immodificabili con l’apposizione della firma digitale e della marcatura temporale.

 I documenti che possono essere sottoposti al procedimento di conservazione sostitutiva sono, fra gli altri, i seguenti:

  • Libro giornale, Registri IVA vendite, Registri IVA acquisti, Registro dei corrispettivi, Registri IVA riepilogativo, Registro dei beni ammortizzabili, Mastri, Libro inventari, Libro giornale di magazzino, Libro dei cespiti, Libro  unico del lavoro, cedolini paga. Le dichiarazioni fiscali
  • Il bilancio d’esercizio, composto da stato patrimoniale, conto economico e nota integrativa;
  • Le fatture, le ricevute e gli scontrini fiscali, i documenti di trasporto ed altri documenti simili;
  • Libro soci, libro delle adunanze, ecc. (previsti dal Dpr 600 del 1973 e nel Dpr 633 del 1972)
  • I contratti, Le polizze assicurative

Benefici: Eliminazione della carta con conseguente riduzione dello spazio destinato ad archivio, del consumo di carta, toner e usura stampanti. Riduzione dei tempi di ricerca e consultazione dei documenti. Consultazione contemporanea da parte di più operatori, accesso remoto all’archivio documenti, facilità di produrre più copie di sicurezza conservate in luoghi diversi.

Fatturazione elettronica

La Finanziaria 2008 ha stabilito che la fatturazione nei confronti delle amministrazioni dello stato debba avvenire esclusivamente in forma elettronica attraverso il Sistema di Interscambio. Il Decreto Ministeriale 3 aprile 2013, numero 55, stabilisce le regole in materia di emissione, trasmissione e ricevimento della fattura elettronica e ne definisce il formato. Dal 6 giugno 2014 i Ministeri, Agenzie fiscali ed Enti Nazionali di Previdenza, per legge, accettano e potranno pagare solo fatture elettroniche. Dal 31 marzo 2015 lo stesso obbligo si estende a tutta la PA.

La FatturaPA è una fattura elettronica ai sensi dell’articolo 21, comma 1, del DPR 633/72 ed è la sola tipologia di fattura accettata dalle Amministrazioni che, secondo le disposizioni di legge, sono tenute ad avvalersi del Sistema di Interscambio.
La FatturaPA ha le seguenti caratteristiche:

  • il contenuto è rappresentato, in un file XML (eXtensible Markup Language), secondo il formato della FatturaPA. Questo formato è l’ unico accettato dal Sistema di Interscambio.
  • l’ autenticità dell’ origine e l’ integrità del contenuto sono garantite tramite l’ apposizione della firma elettronica qualificata di chi emette la fattura,
  • la trasmissione è vincolata alla presenza del codice identificativo univoco dell’ufficio destinatario della fattura riportato nell’ Indice delle Pubbliche Amministrazioni.

L’obbligo di emettere fatture elettroniche (documento XML a cui è stata apposta firma digitale) comporta l’obbligo di procedere alla cosiddetta conservazione sostitutiva o conservazione a norma delle stesse, essendo esclusa la possibilità di stamparle ed archiviarle in forma cartacea.

Tovit  ha messo a punto una gamma di servizi e programmi che consentono la creazione, l’invio e l’archiviazione a norma delle fatture elettroniche destinate alla Pubblica Amministrazione o fra privati  per le diverse tipologie di aziende clienti.

Programma di gestione documenti

ARCHIMEDIA

Software per la gestione documentale e la conservazione sostitutiva.

Offre tutte le funzioni necessarie per Amministrare l'archivio, utilizzarlo , automatizzare le attività, collegare altri software , integrare la scansione massiva, la conservazione sostitutiva e la pubblicazione su web.

DocFinder

E' il software che permette di integrare altri software e utilizzare l'archivio digitale da qualsiasi altro applicativo, gestionale, crm, web,  form e altro.
DocFinder è ampiamente configurabile e adattabile ad ogni esigenza.

Firm@

Firm@ è il programma che permette di attivare sulla propria rete o sul proprio personal computer un sistema di archiviazione a norma di legge, in grado di firmare digitalmente tutti i documenti ed i supporti sostitutivi di conservazione e di generare un archivio legalmente valido che può sostituire a tutti i fini di legge quello cartaceo. 

DocPortal

 Software per pubblicare il proprio archivio documentale su web e consentire a utenti esterni di consultare e inviare documenti.

Archimedia Archimedia [2.648 Kb]

Scanner Fujitsu

Scanner Fujitsu - TOVIT srl

Gli scanner per gruppi di lavoro Fujitsu offrono funzionalità di elaborazione rapida dalla scrivania, unita a un'affidabilità leader del settore.

Ideali per organizzazioni di medie dimensioni o come applicazione per singolo reparto, gli scanner per gruppi di lavoro per scrivania di Fujitsu rappresentano la base della vostra soluzione di gestione dei documenti. Non è necessario sacrificare le prestazioni per ottenere una scansione dei documenti economica. La nostra famiglia di scanner per gruppi di lavoro include sia modelli con piano di scansione che con alimentazione a fogli, nonché modelli personalizzabili per la scansione su e-mail, file .pdf, stampanti o siti ftp. Per ottenere flessibilità e prestazioni elevate per organizzazioni o aziende di medie dimensioni, scegliete gli scanner per gruppi di lavoro Fujitsu.

Ricerca full Text

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Programma di ricerca che consente di gestire l’archivio documenti nel modo più semplice e rapido possibile.

Non importa dove si trovano gli archivi, possono essere sul server di rete, su una o più stazioni, su CD ROM o dischi rimovibili, il programma indicizza tutto il contenuto in tempi rapidissimi e senza interferire in alcun modo con gli archivi esistenti, consentendo di effettuare ricerche, anche complesse, in tempi record.

La possibilità di creare degli indici secondo i propri criteri, raggruppando nello stesso indice documenti di diversa tipologia e ubicazione, permette di organizzare “logicamente” i propri archivi nel modo che più si adatta alle esigenze dell’utente.

Non è più necessario “classificare” i singoli documenti in quanto il prohgramma è in grado di trovare i documenti in base al contenuto degli stessi, caratteristica che consente all’utente di operare con il programma immediatamente dopo l’installazione.

Esiste comunque la possibilità di classificare i documenti utilizzando i campi associati al documento, disponibili per i tipi di documento più diffusi ( DOC, XLS, PDF, ecc.) e anche utilizzando il nome del file. La classificazione del documento tramite i campi associati (titolo, oggetto, autore, parole chiave) offre un livello di sicurezza maggiore rispetto alla classica classificazione tramite data base associato alle immagini dei documenti. Con quest’ultima soluzione infatti la perdita del data base potrebbe risultare disastrosa, mentre con le informazioni contenute all’interno del singolo documento è sufficiente ricostruire gli indici per poter operare nuovamente con le ricerche.

Servizio di archiviazione documenti

 

Il servizio si propone di ricevere, classificare e organizzare per tipologia i documenti del Cliente al fine di permetterne una facile e rapida ricerca tramite collegamento Internet utilizzando un browser standard.

La ricerca dei documenti non pone limitazioni sul numero di utenti che possono collegarsi ai nostri server con personal computer, tavolette Windows e Android, smartphone.

La procedura consente di inviare tramite FTP i documenti in formato PDF prodotti da spool di stampa o scansionati. Il trattamento dei documenti è in funzione della loro tipologia:

Fatture attive prodotte da spool di stampa: l’estrazione dei campi utilizzati per la ricerca e per la conservazione sostitutiva viene eseguita con lettura del contenuto testuale del documento PDF.

Fatture passive: sulle fattura scansionate viene applicata un’etichetta contenente un codice a barre che riporta il numero di protocollo con cui è stata registrata la fattura in contabilità. Tramite un file testuale di appoggio, ricavato dal programma gestionale del Cliente, vengono associati al documento i campi di classificazione corrispondenti al numero di protocollo letto dal codice a barre.

I campi di classificazione e quindi di ricerca previsti sono: data, numero documento, ragione sociale, partita IVA, codice fiscale. E’ possibile gestire anche altri campi se richiesti dal Cliente.